YellowChat

Meestal hoor je in onze podcast YellowChat over campagnes, projecten, cases. Dit keer is onze podcast een tikkeltje visionair van aard. Te gast in de Evolve-studio is Bas Heeringa, strategisch ICT-adviseur en tot voor kort onderdeel van de Raad van Bestuur van zorgorganisatie Dichterbij. Dichterbij biedt zorg en begeleiding aan mensen met een verstandelijke beperking. Dat doen ze in Limburg, Noord-Brabant en omgeving Nijmegen, op 90 dagbestedingslocaties en zo’n 300 woonlocaties. Luisteren maar! https://open.spotify.com/episode/1xCs6qOjht2STo4Zf8xGKB?si=lWyUH2XtQ4iu1P31m3eoOQ Een gigantische IT-uitdaging Bas Heeringa begon zijn werkende leven ooit in de verslavingszorg. Toen er computers begonnen te komen, en bleek dat hij ‘daar wel iets mee kon’ is hij de IT ingerold. Eerst binnen diezelfde organisatie. Daarna groter, naar wat we tegenwoordig kennen als Atos. En uiteindelijk weer in de zorg, maar wel aan IT-zijde, bij Dichterbij. Heeringa: ‘In de zorg speelt een gigantische IT-uitdaging. Mensen zijn niet te krijgen, budgetten wordt lager, problemen worden complexer. De organisatie zal zich moeten aanpassen. Je zult je werk anders moeten gaan doen om die problemen aan te kunnen.’ Een van de speerpunten bij Dichterbij is dan ook ‘digitalisering’. Maar dat betekent nogal wat. Heeringa: ‘Ik zeg wel eens gekscherend: ‘nu krijg je van mij toegang tot mail, Word, Excel, etc. Maar over vijf jaar? Dan bepaalt de als manager ICT welke activiteiten doet.’ Hij ligt toe wat hij daarmee bedoelt: ‘Het gaat er echt om dat je andere activiteiten gaat doen. Je gaat de dagelijkse zorg anders uitvoeren.’ 'Met digitalisering zet je eigenlijk alles op z'n kop in een organisatie.' - Bas Heeringa Kleine stappen, veel beweging Heeringa: ‘Als je innovatief denkt, dan is dat ook vaak disruptief. Dat betekent dat je dingen onderuithaalt, zo wordt dat ervaren. Over het algemeen worden mensen daar niet blij van. Ik probeer het altijd positief te brengen en heel dichtbij te houden. In kleine stapjes en gewoon de één stap na de andere te zetten.’ ‘Je kunt wel een plan maken met een looptijd van 5 of 10 jaar. Ik vind dat zinloos, als je ziet hoe snel dingen veranderen, zeker in de IT. Stapjes zetten van een jaar is lang genoeg.’ Communicatie hoger in een organisatie Bas ziet communicatie als essentieel om technische en strategische ideeën begrijpelijk te maken. “Ik vind dat communicatie hoger moet een organisatie.” Hij pleit voor communicatie die meedenkt over thema’s en deze eenvoudig uitlegt aan de organisatie. Wat volgt is een prikkelend gesprek over digitalisering, organisatieverandering, governance, gedistribueerde besluitvorming, het samenbrengen van mensen met verschillende achtergronden. Luister nu: Luister de volledige aflevering van Yellowchat met Bas Heeringa hieronder of via Spotify of Apple Podcasts.

INTRO... Luisteren maar! https://open.spotify.com/episode/57IBWAPU2dEsutU6VH4Zx6?si=59130df8d6834c30 .. Luister de volledige aflevering van Yellowchat met Bas van Glabbeek op Spotify of Apple Podcasts. Meer weten over effectieve (digitale) interne communicatie? Kijk op www.evolve.eu/blog of neem contact met ons op.

In de nieuwste aflevering van onze podcast Yellowchat spraken we met Bas van Glabbeek, Senior People Communications Manager bij Philips Benelux. Een gesprek over de essentie van interne communicatie anno nu, over het belang van vertrouwen, de valkuil van contentmachines en hoe je medewerkers echt meeneemt in verandering. Over Bas: Van postbode tot communicatieadviseur Bas begon zijn loopbaan als postbode en stapte via een afstudeerstage bij Involve het communicatievak in. Inmiddels werkt hij als senior communicatieadviseur bij Philips, verantwoordelijk voor de interne communicatie in Nederland, België en Luxemburg. Met 9.000 medewerkers in Nederland en 99 nationaliteiten is dat een stevige klus. “Het is mijn ambitie om te zorgen dat collega’s het niet in de media hoeven te lezen, maar van ons horen. We moeten zelf de regie houden over het verhaal dat we willen vertellen.” Wat doet Philips tegenwoordig? Veel mensen kennen Philips van de Senseo en de airfryer, maar dat beeld is achterhaald. Het bedrijf richt zich nu bijna volledig op gezondheidstechnologie. Denk aan MRI-apparatuur, CT-scanners, patiëntmonitorinng. Daarnaast is er nog een personal health divisie, van de scheerapparaten, de tandenborstels en 'mother and child-care', Philips Avent. Philips is actief op vier grote locaties in Nederland: Amsterdam, Eindhoven, Best en Drachten. Bas: “We zijn een multinationaal merk, maar Nederland blijft onze thuismarkt. Dat voel je.” Interne communicatie binnen Philips Bas omschrijft zijn werk als een mix tussen: People communication: gericht op HR-thema’s zoals cao’s en arbeidsvoorwaarden; Betrokkenheid en trots: hoe zorg je dat mensen zich verbonden voelen met het merk en de strategie?. “De uitdaging zit in de vertaalslag. Niet alleen vertellen dat we efficiënter willen worden, maar uitleggen wat dat betekent voor iemands dagelijks werk.” Digitale overload? De uitdaging van nu Hoewel medewerkers steeds meer schermen en kanalen tot hun beschikking hebben, is het juist moeilijker geworden om hen te bereiken. Dat komt volgens Bas door de informatieverzadiging waar we allemaal dagelijks mee te maken hebben. “De schermen zijn niet het antwoord – ze zijn steeds vaker het probleem.” Medewerkers kiezen in hun vrije tijd voor TikTok of Instagram. Waarom zouden ze dan op hun werk andere content tot zich nemen? Alleen als het aansluit bij hun belevingswereld en behoefte, kun je écht binnenkomen. Middelen, mensen en momenten Bij Philips wordt daarom ingezet op een slimme communicatiemix: Middelen: intranet, nieuwsbrieven, Viva Engage, narrowcasting; Mensen: leidinggevenden die actief communiceren in hun teams; Momenten: bijeenkomsten zoals de CEO check-ins, werkoverleggen of stoepborden bij de ingang. “Als je de juiste balans vindt tussen middelen, mensen en momenten, vergroot je de impact van je boodschap enorm.” Luisteren maar! https://open.spotify.com/episode/7KACSYAn2AkCgAJEmi8NAO?si=yHaQk78hRoKYUOwhUnUt2A Meetbare communicatie Bas benadrukt het belang van meten. Niet alleen op output (aantal views of clicks), maar vooral op outcome: wat verandert er daadwerkelijk door communicatie? “Het is bizar dat intern vaak veel minder gemeten wordt dan extern. Terwijl we juist intern het verschil moeten maken.” De rol van de leidinggevende De impact van interne communicatie hangt volgens Bas grotendeels samen met hoe teamleiders boodschappen vertalen naar hun eigen context. “Vraag een gemiddelde manager wat communicatie is, en hij zegt: dat doen jullie toch? Maar leidinggevenden communiceren de hele dag. De vraag is alleen: met welk effect?” Daarom ziet Bas het als taak van communicatieprofessionals om leidinggevenden te helpen bij die vertaalslag – zonder dat zij het gevoel krijgen dat ze het alleen moeten doen. Van consultant naar insider Na dertien jaar als consultant kent Bas ook de andere kant van de tafel.

“Iedereen bemoeide zich ermee en het moest binnen driekwart jaar gefixt worden.” In deze nieuwe aflevering van YellowChat schuiven clusterlead communicatie Patricia Bruisten en digital marketing en communicatielead Els Timans van het UMC Utrecht aan in de Evolve-studio bij YellowChat-hosts Peter en Bram. Een gesprek over de rol van interne communicatie en het intranet in een complexe organisaties, de recente grootschalige intranetmigratie onder grote tijdsdruk, de uitdagingen die daarbij kwamen kijken en de potentie van interne communicatie voor verbinding en medewerker betrokkenheid. Luisteren maar! https://open.spotify.com/episode/34Hu2oQI5UT1g3LXWN0Ces?si=04a7fb1e197c43d8 Complexe organisaties en het verschil maken met interne communicatie Els Timans is binnen het UMC Utrecht verantwoordelijk voor alle digitale marketing en communicatie-activiteiten en opereert zowel intern als extern. Patricia Bruisten is verantwoordelijk voor team Huis (interne communicatie): dit team verzorgt de communicatie naar medewerkers, patiënten en studenten. Beiden maakten een paar jaar geleden de overstap van grote complexe commerciële organisaties (Unilever en KPN) naar het UMC Utrecht, met 12.000 werknemers en 4.000 studenten een grote complexe organisatie in de gezondheidszorg en de grootste werkgever van de regio Utrecht. Het UMC Utrecht is niet alleen een ziekenhuis, het is ook een onderzoeksinstelling en een opleidingsinsitituut en de behoeften van de doelgroepen waar zowel Timans als Bruisten mee werken lopen sterk uiteen. Timans: “De organisatie moest best een beetje wennen aan mijn rol: wat komt die Els nou eigenlijk brengen?” Bruisten: “Met interne communicatie kan je onwijs veel verschil maken. We zijn vanuit ons team bezig met alignment, we proberen de organisatie onderling te verbinden. Er is dan heel snel de aanname dat dat niet kan binnen deze organisatie omdat mensen niet de tijd hebben om het tot zich te nemen en betrokken te zijn. Ik denk dat het wel kan, bij KPN kon het ook. We staan pas aan het begin.” "We kwamen erachter dat er 37.000 pagina’s bestonden. En toen werd duidelijk: dit kunnen we niet alleen.” De aanleiding voor het migratietraject De aanleiding voor het migratieproject van het intranet dat Patricia en Els leidden en waar Evolve van begin tot eind bij betrokken was, was technisch van aard: het oude SharePoint-intranet on premise moest, vanwege eisen aan veiligheid en betrouwbaarheid, gemigreerd worden naar M365 SharePoint Online. Timans: “Het was SharePoint 2010, het viel bijna om en de licenties werden niet verlengd. We kregen van IT het verzoek: jullie moeten een nieuw intranet gaan maken. Uiteindelijk moesten we het binnen driekwart jaar fixen. We kwamen erachter dat er 37.000 pagina’s bestonden. En toen werd duidelijk: dit kunnen we niet alleen.” De oorspronkelijke opdracht was om het intranet “as-is” over te zetten, toch is er gekozen het op te schonen en het terug te brengen van 37.000 naar 5.000 pagina’s. Volgens Bruisten was het een simpele rekensom: dit aantal pagina’s migeren was gewoon niet mogelijk binnen de gestelde deadline. Bruisten: “Ik wilde al lang het intranet aanpakken. Maar het was dubbel: toen het eindelijk mocht, moest het. Ik gun het niemand om dit onder zo’n grote druk te moeten doen. Het was een monsterklus met heel veel verschil van inzicht. De organisatie en het primaire proces stond hier al onder enorme druk. Er liep ook tegelijkertijd nog een ander project rond patiëntinformatie dat om moest. Wij kwamen daar nog eens bij. Dat waren heel wat kopzorgen bij elkaar.” "Het oude intranet was end-of-everything. Het was een tikkende tijdbom." Governance structuur voor 300 contenteigenaren Toen er gekeken werd naar de namen achter de 37.000 pagina’s was de lijst van contenteigenaren langer dan 300. Bruisten: “De verwachting was: dit doet communicatie toch voor ons? Dit is toch jullie rol?

Een speciale aflevering van onze podcast YellowChat: Bram Koster en Peter Haan bespreken uitgebreid de belangrijkste uitkomsten van de Evolve Benchmark 2024. Dat is ons meest recente onderzoek naar de staat van interne digitale platformen en media in Nederland onder 113 organisaties! Luister 'm via jouw favoriete streamingsplatform, of lees het blog. Luisteren maar! https://open.spotify.com/episode/34Hu2oQI5UT1g3LXWN0Ces?si=04a7fb1e197c43d8 De inzet van community's Deze editie is de eerste post-corona editie en tegelijkertijd een lustrum. Hoe gebruiken organisatie in Nederland digitale media en content? Wat viel het meest op, dit jaar, ten opzichte van de eerdere edities? Peter: “Wat mij opviel, een beetje met pijn in mijn hart, is de teruggang in de inzet van interne community's. In 2015 en de jaren daarna was iedereen bezig met community's. Het werd gezien als DE oplossing voor elk intern communicatieprobleem. Nu lijkt het erop dat we er niet meer in geloven. We zien ook wel in de praktijk dat het rendement van community's beperkt is. Dit komt volgens mij omdat we te weinig aandacht geven aan alles wat nodig is om er een succes van te maken. Wat willen we bereiken, hoe zorgen we dat mensen actief worden en blijven?” In het onderzoek maken we onderscheid tussen de mate waarin community's worden ingezet in organisaties, en community's die actief worden ingezet door de afdeling communicatie. Peter: “In maar 26% van de gevallen worden community's ingezet door de afdeling communicatie om doelen als alignment of kennisdeling te behalen. Dat is substantieel minder dan een aantal jaar geleden.” Over het rapport In 2024 onderzochten we voor de 5e keer wat de meest voorkomende doelen van interne communicatie zijn, de (digitale) middelenmix die daarvoor wordt ingezet en naar de tevredenheid en effectiviteit daarvan. In totaal namen 113 organisaties deel aan deze editie van de Evolve Benchmark. Nieuwsgierig naar de resultaten?Vraag het onderzoeksrapport hier op. Same old, same old…. Bram was betrokken bij eerdere edities van de Evolve Benchmark en concludeert dat er ook veel zaken hetzelfde zijn gebleven door de jaren heen. Peter: “We zien helemaal niet zoveel veranderen op het gebied van de inzet van middelen. Ik hoor al 20 jaar: 'we moeten af van e-mail'. Het blijft een van de meest ingezette middelen. Ook middelen als Teams-calls, groot geworden door corona, daarvan zou je verwachten dat het af zou nemen nu we weer meer fysiek bij elkaar komen. We zien dat niet terug, het blijft allemaal veelvuldig aanwezig.” Is dit wat het is, vraagt Bram zich af. Is dit het nieuwe normaal, hebben we een gebrek aan fantasie of ambitie? Of: is het landschap volwassen geworden? Peter: “Ik denk ook wel dat we aan het plafond zitten aan middelen. Maar ambitie of fantasie gaat voor mij meer om: wat doen we ermee. Ik denk dat daar misschien meer de uitdaging in zit.” Doelstellingen en meetbaarheid Bram viel op dat het met de doelstellingen en de meetbaarheid van veel organisaties nog niet al te best gesteld is: 22% gebruikt kpi’s, blijkt uit het onderzoek. Peter: “In een eerdere podcast spraken we de hoop uit dat het beter zou zijn. Maar we verwachtten toen ook al dat het nog steeds beroerd zou zijn. Het is tenenkrommend, waanzinnig laag. Een kpi is veel meer dan een getal. Een kpi betekent dat je nadenkt: waaraan meet ik af of wat ik doe succesvol is? Als 78% zegt dat niet te doen….dan ga je je afvragen wat we met zijn allen aan het doen zijn.” Bram vraagt zich af hoe dit kan en wat we bij Evolve in de praktijk tegen komen bij klanten. Peter: “Soms is het gewoon lastig om tot een kpi te komen. Als je een intranet hebt, gaat het dan om of het veel gelezen wordt, er veel interactie is, of omdat er veel mensen komen? Helemaal als je dat wilt relateren aan doelstellingen als alignment en engagement: ik snap dat dat complex is. Ik denk ook dat mensen het soms spannend vinden om iets te roepen over wanneer ze succe...

In deze aflevering van YellowChat zijn hosts Bram en Peter op zichzelf aangewezen en helemaal zonder gast: deze podcast staat volledig in het teken van de Evolve Benchmark. We lanceren namelijk vandaag, op 13 juni 2024, de vragenlijst! Ik doe mee! Drie quotes uit de aflevering: “Interne communicatie loopt altijd best wel wat achter op externe communicatie. Het komt er wel, maar het duurt altijd wat langer.” “Als je zegt: 'medewerkers zijn mijn belangrijkste kapitaal', dan zou je eigenlijk dus volle bak moeten geven op interne communicatie.” “Tijdens de coronapandemie is er meer waardering gekomen voor interne communicatie. Dat heeft zich ook vertaald naar investeringen in nieuwe digitale media.” Luisteren maar! https://open.spotify.com/episode/3mNYGZJTdaGUUXH4QuotuA?si=8d9cf32a5fb547ac De Evolve Benchmark 2024 Tijdens deze vijfde editie van het benchmarkonderzoek onderzoeken we de inzet van het intranet én andere digitale communicatiemiddelen bij Nederlandse organisaties. De Evolve Benchmark is een benchmark van het vakgebied, maar tegelijkertijd natuurlijk ook een benchmark voor jouw organisatie: je kunt je meten aan anderen en weten waar je staat. Als deelnemende organisatie krijg je een eigen rapport, en hoe meer organisaties er deelnemen, hoe rijker het beeld! Peter: "Interne communicatie gaat om mensen bewegen tot iets wat jij graag wilt, daar zit altijd een gedachte achter. Middelen zijn fantastisch, maar wat is het bereik van de content, en hoe effectief is dat? Daar zijn we heel benieuwd naar, of daarover nagedacht wordt. De vraag is of de slag die met externe communicatie al gemaakt is met formats, kpi's, doelgroepsegmentatie, of we dat ook wat meer terug gaan zien aan de interne kant." Koffiedik kijken "We gaan niet vooruitlopen op de uitkomsten van het onderzoek van 2024. Maar we gaan toch vooruitlopen op de uitkomsten van het onderzoek," introduceert Bram de preview van de verwachtingen voor het onderzoek van dit jaar. "Volledig feitenvrij," vult Peter aan. Natuurlijk gaan we eerst grondig onderzoek doen voor we ons wagen aan conclusies, maar hieronder vind je dus toch alvast heel kort met een slag om de arm wat de heren hosts uit hun glazen bol toveren. Blijvende verandering voor interne communicatie, door Corona en het daaruit voortgekomen hybride werken. We hebben ervaren dat digitaal contact fantastisch is, maar dat persoonlijk contact belangrijk blijft. In eerdere edities gold: hoe nieuwer de middelen, hoe hoger de ingeschatte effectiviteit (hoger dan bij traditionele middelen). De middelen zijn nu minder "nieuw", dus daar gaat zeker een verandering optreden. Terugblik 2014-2021 Bram en Peter blikken in de podcast eerst terug, om daarna zoals je hierboven zag "factfree" vooruit te kijken naar het benchmarkonderzoek van dit jaar. Hieronder de samenvattingen van de eerdere edities: 2014: Veel organisaties zijn bezig met interne social media, vaak vanuit de discipline communicatie. Hoewel het vormen van een interne community veelal nog een drempel is, zal de echte uitdaging zijn om een community te creëren met een blijvend en relevant karakter. De oplossing hiervoor ligt in het integreren van de community in (werk)processen en systemen en daar vervolgens doelen, KPI’s, targets en statistieken aan te koppelen. 2016: De inrichting van interne social media wordt steeds professioneler. Beheer en moderatie zijn beter belegd, en het wordt duidelijker welke impact een interne community kan hebben op de organisatie. Maar de doelen moeten meetbaar worden gemaakt en interne social media zijn nog beperkt nodig voor het verbeteren van werk, producten en diensten. 2018: Interne social media zijn meer en vaker geïntegreerd in de communicatie, maar de integratie in het primaire proces blijft achter. Hoewel zeven op de tien organisaties aangeven dat het interne platform direct bijdraagt aan de verbetering van producten en diensten,

Een driewekelijkse interne nieuwsshow bij een van de grootste zorgverzekeraars van Nederland, met 36 afleveringen en een almaar groeiend aantal kijkers. Dat is voer voor YellowChat, de podcast van Evolve met hosts Bram Koster en Peter Haan. In de nieuwste aflevering is te gast: Wim Vis, manager Newsroom bij zorgverzekeraar VGZ. “Dit vind ik écht tof” Zonder enig cynisme zegt Peter over het onderwerp en de gast van deze aflevering van YellowChat in het begin van de podcast: “Het gebeurt niet vaak dat ik onder de indruk ben. Soms kom ik dingen tegen waarvan ik denk: Dit vind ik ECHT tof.” Kijk, een oprechte en welgemeende teaser. Luisteren maar, dus: https://open.spotify.com/episode/4PAGp5xHkHaFGHz8Unqigp?si=d68237e9cb3847b0 Stevig en doordacht, taai en saai Toen Vis aankwam bij VGZ ervoer hij in het eerste jaar het niveau van de communicatie van VGZ als stevig en doordacht. Maar ook als ‘taai’. En soms... zelfs een beetje ‘saai’. Vis: “We wilden wat lucht en energie brengen in de communicatie richting onze collega’s.” Vis omzeilde het maken van een businesscase en hebben van eindeloze meetings en is eigenlijk gewoon begonnen met het maken van de Nieuwsshow. Van tevoren werden er geen doelstellingen geformuleerd als: “We willen 70% van de medewerkers bereiken”. Bram concludeert dat dat ook wel bevrijdend kan werken, of zoals Vis zelf zegt: “We begonnen met een leeg blad”. Buy-in bij het bestuur Goed om hierbij te vermelden, is dat de VGZ Nieuwsshow een geesteskind is van (ex) Raad van Bestuur-lid van VGZ Frank Elion. Hij zette Vis actief op het spoor van een interne nieuwsshow in video, omdat hij vond dat hij goed presenteerde. C-level commitment is wederom…. niet te onderschatten. De Nieuwsshow is drie jaar geleden gestart met een budget voor twee afleveringen, met als aanleiding een “kerstshow die wel wat meer aandacht nodig had”. De eerste twee afleveringen waren een behoorlijk succes, aldus Vis. Collega’s vonden het ‘verfrissend’, maar ook ‘leuk’ en vroegen: “mag dit vaker”. Vis: “Ja, dan heb je je buy-in wel georganiseerd richting de rest van het bestuur.” Vis concludeert: “Als je dingen via het juiste pad doet, komen er soms heel veel mitsen en maren en wordt het uiteindelijk niet het product wat je wil. Soms moet je dingen gewoon doen, omdat er dan iets loskomt. Het succes van de VGZ Nieuwsshow zit hem ook in het feit dat we mandaat hebben om dit te mogen doen. De vrijheid die we krijgen vanuit VGZ om de show te maken is een essentiële succesfactor.” In contact met VGZ, met elkaar en met de strategie Voor de afdeling interne communicatie was en is de VGZ Nieuwsshow een extra middel dat aan interne verbinding bijdraagt. In totaal heeft VGZ voor interne communicatie trouwens drie doelstellingen: in contact zijn met VGZ, in contact zijn met elkaar en in contact zijn met de strategie van VGZ. Maar… wat IS de VGZ Nieuwsshow? Misschien is het tot nu toe een beetje onduidelijk hoe die VGZ Nieuwsshow er nu precies uitziet en waar het over gaat. Het is een videojournaal in maximaal 17 minuten. Iedere aflevering heeft drie sprekers, een intro en aan het begin wat korte updates, een stuk of vijf. De sprekers zijn altijd VGZ-collega’s, met verschillende functies, over verschillende onderwerpen, met toelichting op dingen die bereikt zijn, innovaties die uitgerold worden of actualiteiten die buiten spelen die naar binnen toe geduid moeten worden. Een voorbeeld van een format in de VGZ Nieuwsshow is “De agenda van”. Daarin legt een collega aan de hand van zijn agenda uit wat hij dagelijks doet, waar hij mee bezig is dus. Vis: “Ik loop wel eens door onze vestiging in Eindhoven, en ik heb geen idee wat iedereen daar doet. Wat staat er in de agenda van een propositiemarketeer?” We doen voor de 5e keer benchmarkonderzoek naar interne digitale platformen en content. Doe je dit keer ook (weer) mee met de Evolve Benchmark? Laat je gegevens hier achter,

Een nieuwe aflevering van YellowChat met een dubbele primeur: we hebben voor de eerste keer een gast voor de tweede keer uitgenodigd EN we kondigen in deze podcast aan dat onze gast sinds deze week een nu al dierbare collega is geworden! We hebben het over Samuel Driessen. Onze hosts Bram en Peter duiken direct de diepte met hem in over de wereld van intern en extern, AI, data, strategie en KPI’s. Onderwerpen die aan bod komen in deze podcast Wat is er de afgelopen 5-10 jaar veranderd? Intern vs. extern: Hoe zit het met de verschillen? WhatsApp vs Intranet Werken aan klantzijde vs. werken aan bureauzijde De invloed van AI op interne digitale communicatie Beluister de podcast: https://open.spotify.com/episode/0YQRfaoKvpwrYVx5Yd1v6G Wat is er veranderd in het afgelopen decennium? Samuel was 5 jaar geleden te gast in YellowChat en presenteerde een jaar of 9 geleden op een intranetsymposium in Kopenhagen. Bram spitte die presentatie door: er lijkt niet veel veranderd in de afgelopen vijf tot tien jaar. De uitdagingen op het gebied van doelen van het intranet (ontbreken vaak en worden niet breed gedragen), strategie (ontbreekt vaak) en search (bijna altijd een drama op het intranet) spelen ook in april 2024 volop. Samuel: “Als je aan de ‘verkeerde’ kant begint, aan de technologiekant, dan zie je dat Microsoft 365 enorm dominant is geworden binnen veel bedrijven. Er is vooruitgang, en de echte beweging naar de cloud wordt nu gemaakt. Ook zijn er in de afgelopen jaren veel spelers bijgekomen die SAAS-oplossingen leveren, inmiddels lijkt SAAS, terecht of onterecht, een heilige graal geworden.” “Als het gaat over de fundamentele zaken, dus intranet doelstellingen en intranetstrategie, dan zie je dat het blijkbaar heel moeilijk is om dat goed te doen en goed gedragen te krijgen in organisaties.” Peter sluit zich hierbij aan: “In de breedte van het vak vinden we het kennelijk lastig om accountable te zijn.” Met de komst van SAAS-platformen is software niet meer alleen van IT. Ook dat is een ontwikkeling van de afgelopen jaren. Peter: “Als je tegenwoordig je creditcard trekt, dan haal je een SAAS-platform naar binnen en heb je in 1 keer een platform.” Ook zijn er veel kanalen bijgekomen waarop mensen met elkaar communiceren. Peter: “Hoe weet je dan nog waar je moet zijn en hoe bereik je nog je mensen? De veelheid aan kanalen, dat vind ik wel een verandering. Misschien niet ten opzichte van 5 jaar geleden, maar zeker wel ten opzichte van 10 jaar geleden.” Over onze gast en nieuwe collega: Samuel Driessen Samuel Driessen studeerde eind jaren ’90 Taal- en Spraaktechnologie aan de Radboud Universiteit in Nijmegen, werkte 10 jaar voor Océ, was senior consultant bij Entopic en directeur van Bildung (label van Entopic). Daarna was hij zeven jaar actief bij Teva Pharmaceuticals. In zijn laatste rol daar was hij hoofd Global Commercial Digital Platforms and Operations. Per 2 april is Samuel Driessen principal consultant bij Evolve. Connecten met Samuel kan hier op Linkedin. WhatsApp vs Intranet Als we de adoptie van een intranet met die van WhatsApp vergelijken, dan lijkt het bij WhatsApp vanzelf te gaan. Dat is maar deels waar, vindt Samuel: “De adoptie van WhatsApp lijkt misschien naadloos, tegelijkertijd moet je ook bij WhatsApp-gebruik regels afspreken met elkaar, want je loopt tegen dezelfde spanningen aan.” Bram merkt hetzelfde bij Randstad, waar onlangs een chatspace binnen Google Gemini (voorheen Bard) is gelanceerd. “Iedereen begint met elkaar te babbelen, maar op een gegeven moment moeten er toch afspraken worden gemaakt over governance en moeten er gedragsregels worden afgesproken. Er moet altijd iets van een politie-functie vervuld worden in zo’n infrastructuur.” Van intern naar extern en weer terug De afgelopen jaren zat Samuel bij Teva aan de externe kant en nu komt hij bij Evolve weer terug naar “intern”. Bram is benieuwd naar de verschillen.

In de recentste aflevering van YellowChat (onze podcast, gepresenteerd door Bram Koster) zitten we aan tafel met Anjo Jongenelis, die al 45 jaar zijn expertise inzet bij PostNL. Hij deelt zijn inzichten over de transformatie die het bedrijf heeft doorgemaakt, met een sterke focus op innovatie en vernieuwing. Anjo benadrukt het belang van het ondersteunen van medewerkers met eenvoudige en efficiënte toegang tot diverse systemen en informatie. Hij legt uit dat PostNL een cloudstrategie heeft geïmplementeerd, waarbij standaardprocessen via ‘Software as a Service’ (SaaS) worden uitgevoerd. Een gevolg hiervan: medewerkers moesten door verschillende SaaS-platforms navigeren voor diverse taken. Dat kwam niet ten goede aan de digitale medewerkerservaring én niet aan de productiviteit. Daarom ontwikkelde PostNL een geïntegreerde oplossing. Die oplossing omvat een nieuw intranet, gebaseerd op moderne technologieën zoals API's en een headless contentmanagementsysteem. Dit biedt medewerkers een uniforme gebruikerservaring. Daarnaast vertelt Anjo hoe PostNL streeft naar een meer gepersonaliseerde benadering van interne communicatie. De focus ligt op het vereenvoudigen en stroomlijnen van processen. Zo wordt bijvoorbeeld het inloggen vereenvoudigd en moeten de handscanners volwaardige werkplekken worden voor medewerkers zonder vaste werkplek. Het doel is om de tevredenheid van de werknemers te verhogen en een efficiëntere werkomgeving te creëren. Hoewel dit investeringen vergt, wordt het gezien als essentieel voor het verbeteren van de werknemerservaring en het effectiever en efficiënter maken van het werk. Klinkt dit interessant?Luister naar alles wat Anjo hierover te vertellen heeft in deze aflevering van YellowChat. NB 1: in de podcast vertelt Anjo over de samenstelling van het dev-ops team, in dit team zit naast de genoemden ook een channel lead.NB 2: deze podcast is opgenomen in december 2023.

In de aflevering van YellowChat, de podcast van Evolve, neemt Bram Koster dit keer niet de rol van gastheer op zich, maar die van gast. Peter ondervraagt hem over zijn rol als Service Owner bij Randstad. Een halfjaar voordat hij in deze functie begon, startte de wereldwijde uitrol van een intern communicatieplatform. Bram's missie? Zorgen dat de organisatie maximaal profijt haalt uit dit platform. Natuurlijk brengt dit de nodige uitdagingen met zich mee. Hoe overtuig je meer dan 45.000 mensen, verspreid over de hele wereld, om het intranet te adopteren? En als elke afdeling een eigen stempel drukt op het platform, hoe creëer je dan verbinding tussen die diverse afdelingen? En hoe breng je uniformiteit in deze gedecentraliseerde manier van werken? Deze en talloze andere vraagstukken worden besproken in deze aflevering van YellowChat.

“Als ik niet kan vinden wat ik zoek dan schrijf ik het zelf”, is wat Pauline Kamphuis dacht. Jarenlang heeft ze aan het roer gestaan van verschillende communicatieteams. Vanuit die rol kreeg ze te maken met organisatie transformaties en schreef ze strategieën over hoe je medewerkers meekrijgt in zo’n transformatie. Ze plukte in die tijd informatie van allerlei verschillende bronnen. Maar waarom staat dat niet gewoon allemaal verzameld in een boek? Na die gedachte ging het balletje rollen en binnen een half jaar zag haar boek het levenslicht: in 10 stappen succesvol transformeren. Pauline Kamphuis Transformaties - niet te verwarren met change, dat is iets anders - gaan nogal eens mis in organisaties. Omdat de directie bijvoorbeeld geen heldere visie heeft geformuleerd. Wat brengt de transformatie de organisatie? Wat moeten de mensen straks anders doen en wat blijft er misschien wel hetzelfde? Of medewerkers worden niet (goed) meegenomen in alle veranderingen. Terwijl zij cruciaal zijn. Zij gaan immers het werk straks anders doen. Of ander werk moeten doen. Waarom change trouwens anders is? Bij een transformatie verandert het wezen van de organisatie. De organisatie gaat fundamenteel andere dingen doen. Of dingen fundamenteel anders doen. En daaruit volgen vrijwel altijd verschillende changes, zoals een nieuw ICT of HR-systeem. Maar changes gaan vaak over structuren, processen en systemen, terwijl een transformatie het opnieuw uitvinden van de organisatie is. Dat is veel minder tastbaar, planbaar en meetbaar. Beluister de podcast hieronder. Of lees het boek. Verkrijgbaar via https://strategyc.nl/home.

Hoe verbind je een heel netwerk van Nederland in het buitenland met elkaar? Bij het Ministerie van Buitenlandse Zaken is dit vraagstuk dagelijkse kost. En hoewel medewerkers dus wel gewend waren om op afstand met elkaar te werken, was werken met corona-maatregelen toch andere koek. Want collega’s die normaal wel op hetzelfde kantoor werkten, kwamen elkaar opeens niet meer automatisch tegen. Sarah Muñoz Grootveld, strateeg en coördinator van de afdeling corporate en interne communicatie, ging hiermee aan slag. Sarah Muñoz Grootveld Sarah vertelt in deze aflevering van YellowChat, de podcast van Evolve, onder andere over hun interne nieuwsapp waarop veelal zogenaamde “hero content” wordt geplaatst. In deze app, de BZbuzz, staan verhalen van collega’s van overal ter wereld centraal. Verhalen en foto’s over hun werk en over wat ze meemaken. Dát is belangrijk voor mensen en dat is één van de manieren om iedereen, van Den Haag tot in Afrika met elkaar én de organisatie te verbinden.

Ze is oud-journalist en werkt inmiddels al voor de derde keer op een ministerie. Maryse Ducheine is directeur communicatie op het ministerie van Sociale Zaken en Werkgelegenheid en in die rol heeft ze de afgelopen 18 maanden onder hoge druk op een nieuwe manier leren samenwerken met collega's. Want niet alleen moest er vanuit huis gewerkt worden, er werd ook binnen 3 weken een steunpakket opgezet vanwege corona; een proces dat normaliter een flink aantal maanden vergt. Maryse Ducheine (bron: LinkedIn) In deze aflevering van YellowChat, de podcast van Evolve, vertelt Maryse over deze ervaring, waarbij WhatsApp een onmisbaar kanaal bleek en zijn "nevernooitniet" meer 5 dagen per week naar kantoor gaat. Daarnaast gaat ze in op de manier waarop de communicatie van het ministerie is ingericht, zowel intern als extern, en legt ze uit waarom de overheid proactiever mag uitleggen wat zij allemaal doet. Daarbij geloof ze zeker niet in 'spin doctoring' en wel in het aangaan van het échte gesprek.

Toen Evolve in 2011 startte, was er weinig bekend over het nieuwe vakgebied van interne social media en sociale intranetten. Daarom besloot Peter Haan, oprichter en directeur van Evolve, al in een vroeg stadium te investeren in onderzoek. Zo ontstond het idee van een benchmark-onderzoek om te achterhalen hoe organisaties de nieuwe sociale middelen inzetten en hoe goed ze georganiseerd waren. En in 2014 kwam de eerste editie van dit onderzoek uit. En op dit moment vindt het onderzoek alweer voor de 4e keer plaats. Daarom is er in deze aflevering van YellowChat geen gast, maar vertelt Peter zelf over het ontstaan van het onderzoek, de resultaten door de jaren heen en wat er dit jaar anders is aan het onderzoek. Ben je geïnteresseerd geraakt en wil je (misschien zelfs zonder de podcast te luisteren) meer weten of zelfs meedoen? Kijk dan hier voor meer informatie!

Hoe handig is het als je als grote retailorganisatie bij het uitbreken van de coronacrisis over een online platform beschikt waarop medewerkers van verschillende filialen ervaringen en ideeën kunnen delen om de winkels goed te laten opereren? Heel erg handig, zo blijkt uit het verhaal van José Mes, manager corporate communicatie bij A.S. Watson Health & Beauty Benelux - het moederbedrijf van o.a. Kruidvat, Trekpleister en Prijsmepper - in deze nieuwe aflevering van YellowChat, de podcast van Evolve. José Mes (bron: LinkedIn) Bij deze winkelketens werken zo'n 25.000 medewerkers, verspreid over circa 1.300 winkels. En elke dag worden ze niet alleen op de hoogte gehouden via het interne sociale platform, toepasselijk 'watsonline' genaamd, maar delen zij vooral ook zelf verhalen. Dat leidde er onder andere toe dat een idee van een filiaal in Almere om toezicht te houden op het aantal bezoekers in een winkel snel in gebruik kon worden genomen in het hele land. Ook wordt het platform gebruikt om de medewerkers in de avonduren op de hoogte te houden van nieuwe ontwikkelingen met professionele programma's vanuit een eigen studio in een van de distributiecentra. En dan niet met een saaie Teams-meeting, want om mensen te boeien, moet zo'n programma wel leuk zijn. Beluister het complete en aanstekelijke verhaal van José hieronder of in je eigen podcastspeler!

Misschien denk je nu: "Hé, weer over werkgeluk?" Ja, weer over werkgeluk. Onze vorige aflevering van YellowChat ging erover, waarbij onze collega Evelien Mak uitlegde over haar onderzoek naar het fenomeen. In deze aflevering praten we met Marjon Schumacher, hoofd HR bij BNNVARA, over haar ervaringen met de praktische aspecten ervan. Want wat komt er eigenlijk allemaal bij kijken als je met werkgeluk aan de slag gaat? Marjon Schumacher Het onderwerp is volgens Schumacher tegelijkertijd complex, omdat het zoveel dimensies kent, én simpel, omdat je er ook op individueel niveau direct mee aan de slag kunt. Over de plantenbibliotheek, luisterende leidinggevenden, het belang van borrels en de sleet op online borrels, wekelijkse 'smiley surveys' en het effect van thuiswerken op werkgeluk. Foto door fauxels via Pexels

Vanuit Evolve hebben we recent onderzoek gedaan naar werkgeluk onder mensen die werken op afstand. Die niet-meer-zo-nieuwe realiteit heeft flinke impact op o.a. de mate waarin medewerkers zich verbonden voelen met het werk en elkaar, zo blijkt. In deze podcast, die iets korter duurt dan je van ons gewend bent, vertelt collega Evelien Mak over haar onderzoek en de resultaten ervan, waarover we onlangs een whitepaper publiceerden. En misschien wel belangrijker, ze vertelt ook hoe je via digitale kanalen het onderwerp op de agenda krijgt, zicht krijgt op het werkgeluk van je collega's én deze positief kunt beïnvloeden. Volgende week volgt een tweede, langere podcast over werkgeluk, waarin Marjon Schumacher, hoofd HR bij BNNVARA, vertelt over haar ervaring met werkgeluk in de praktijk.

Als een van de eerste organisaties in Nederland riep DSM de medewerkers op om thuis te werken. Daardoor werkt Paul Beelen, global manager science communications binnen het DSM Innovation Center, al bijna een jaar thuis. In deze aflevering van YellowChat vertelt hij hoe hij onder die omstandigheden een community bouwt van de ca. 1.900 wetenschappers en ca. 1.100 innovatieprofessionals binnen het bedrijf. Zo organiseerde Paul een digitaal event dat maar liefst een week duurde. De opmerking dat een event van een dergelijke lengte wel 'cool' moest worden, zorgde ervoor dat hij een digitale 'venue' liet ontwikkelen voor het evenement (zie screenshots onderaan), dat zo'n 1.000 deelnemers trok vanuit de hele wereld. En omdat hij in 2017 hetzelfde event organiseerde in fysieke vorm, kan hij goed duiden waarin een digitaal event verschilt van een 'innovatiefestival' waarbij mensen elkaar letterlijk tegen het lijf kunnen lopen. Paul Beelen Daarnaast gaat Paul in op de wijze waarop DSM omgaat met het werken op afstand en hoe het voorsorteert op een structurele aanpak van hybride werken, waarbij collega's deels vanuit kantoor werken en deels vanuit huis. Maar in een kort artikel als dit kunnen we geen recht doen aan alle ervaringen en leerpunten die hij deelt, dus luister vooral zelf naar Pauls verhaal! Impressie van de digitale eventlocatie die DSM inzet voor evenementen-op-afstand Impressie van de digitale eventlocatie die DSM inzet voor evenementen-op-afstand Impressie van de digitale eventlocatie die DSM inzet voor evenementen-op-afstand

Het hele jaar zijn de meesten van ons meer thuis dan we gewend waren. En de komende periode van Kerst en oud & nieuw zal dat niet anders zijn door de lockdown. Meer dan ooit geeft dat de kans op bezinning, ook professioneel. Wat is er voor nodig om je in 2021 en de jaren erna door te ontwikkelen als communicatieprofessional? Welke skills heb je nodig? En pak je dat aan? Daarover hebben we het in deze aflevering van YellowChat met Ingrid Schipper, managing partner bij SchaalX. Zij praat ons bij over het belang van kennis van 'digital' en het ontwikkelen van (soft) skills. En ze legt je, vanuit het perspectief van een recruiter, uit waarop je moet letten als je op zoek gaat naar je volgende uitdaging - die je maar beter geen baan kunt noemen. Shownotes Lees zelf het rapport Digital Insights 2020 van SchaalX.De opnames voor deze podcast vonden plaats vóór de lockdown en onder 'corona-proof' omstandigheden.

Welk effect heeft de coronacrisis op interne communicatie? Op de waardering ervoor vanuit de organisatie? Op de samenwerking én het gevoel van verbondenheid met collega’s? In deze nieuwe aflevering van YellowChat komen deze vragen aan de orde aan de hand van gesprekken die we hadden met vier communicatieprofessionals, te weten: Tanja Kliphuis, senior communicatieprofessional bij de Rabobank;Rob Langeveld, verantwoordelijk voor de interne communicatie-middelen binnen het ministerie van VWS;Sanne Gorter, contentcoördinator bij De Nederlandse Bank;Annemieke Gerrits, senior communicatie-adviseur bij Blue Sky Group. V.l.n.r.: Tanja Kliphuis, Rob Langeveld, Sanne Gorter en Annemieke Gerrits (bron: LinkedIn) Sinds we massaal meer thuis werken, is het belang van digitale interne communicatie alleen maar duidelijker geworden. En van digitale samenwerking natuurlijk; Microsoft Teams is sinds dit jaar bij veel organisaties omarmd. En toch kan dat ook weer ongewenste effecten hebben. Daarover hebben we het in deze speciale editie van YellowChat, net als over de grotere focus op ‘human interest’ in content, de manieren waarop je als communicatieprofessional achterhaalt wat er speelt in de organisatie en welke rol dat vergt van jou als professional. Afbeelding: Thought Catalog via Unsplash